Teilnehmermanagement
Eine Veranstaltung beginnt nicht erst mit der Musik oder dem Catering. Die Veranstaltung beginnt schon viel eher! Für Ihre Gäste ist startet das Event in der Regel mit der Einladung. Und da bekanntlich der erste Eindruck zählt, setzen wir an dieser Stelle an. Wir erarbeiten für Sie ein eigenes Konzept für Ihr Teilnehmermanagement. Jede Veranstaltung ist anders und so muss auch das Teilnehmermanagement an die jeweiligen Herausforderungen angepasst werden. Vom Versand der Save-the-Date-Karten und Einladungen sowie der Eventakkreditierung über die Anreise Ihrer Gäste und das Übernachtungsmanagement bis hin zur Ticketkontrolle am Eingang der Eventlocation.
Das Teilnehmermanagementsystem für Ihre Veranstaltung
Wir verstehen uns als Full-Service Agentur. Daher entscheiden Sie, welche Aufgaben wir für Sie übernehmen sollen. Natürlich ist alles in enger Absprache mit Ihnen als Veranstalter möglich. Ebenso gerne übernehmen wir das komplette Teilnehmermanagement für Sie, damit Sie mehr Zeit haben, sich auf die Veranstaltung zu freuen bzw. sich den wirklich wichtigen Themen zuwenden können.
Unser Vorteil dabei ist, dass wir an kein festes Teilnehmermanagementsystem gebunden sind und damit flexibel auf die individuellen Bedürfnisse für Ihre Veranstaltung eingehen können. Welche Mittel und Methoden wir einsetzen hängt von Ihrem Briefing ab. Gerne beraten wir Sie hierzu.
Unsere Erfahrungen im Teilnehmermanagement
Natürlich haben wir in unserer über 20-jährigen Agenturgeschichte bereits viele Erfahrungen mit Teilnehmermanagementsystemen sammeln können. Wir haben für Veranstaltungen jeder Größe für einen reibungslosen Ablauf gesorgt. Zum Beispiel sind wir wiederholt verantwortlich für die Teilnehmerakkreditierung der Media Night Hannover gewesen. Gemäß den speziellen Anforderungen dieser Veranstaltung an das Teilnehmermanagement haben wir ein System entwickelt. Zudem sorgten wir für den Versand der Save-The-Date und Einladungskarten und stellten auch das Eventpersonal für die Akkreditierung und die Hardware in Form von Ticketscannern und Laptops.
Aber auch vor größeren Projekten schrecken wir nicht zurück. Für das Antenne Niedersachsen STARS for FREE auf der Expo Plaza suchten wir ein Teilnehmermanagementsystem, welches an die individuellen Herausforderungen angepasst werden konnte. Wichtig war hierbei unter anderem, dass Mitarbeiter des Hörerservice das System selbstständig bedienen konnten. Außerdem musste die technische Infrastruktur für einen Einlass von 17.500 Konzertbesuchern innerhalb eines kurzen Zeitfensters realisiert werden.