Bereits seit 2014 sind wir Ausrichter der Preisverleihung „Niedersächsischer Medienpreis“ im Auftrag der Niedersächsischen Landesmedienanstalt (NLM). 2020 musste die Veranstaltung pandemiebedingt neue Wege gehen. Kein Problem: Wir adaptierten das bestehende Konzept und entwickelten ein rundum neues für eine digitale Version der Preisverleihung. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie unsere Eventfachkräfte dabei vorgegangen sind.

Die Ausgangslage

Seit 1995 vergibt die Niedersächsische Landesmedienanstalt (NLM) den begehrten Medienpreis für herausragende journalistische und kreative Leistungen. Hauptbestandteil der Veranstaltung bildet die Preisverleihung, die rund 550 geladene Gäste live vor Ort verfolgen. Beim anschließenden Get-together mit Party findet ein reger Austausch über die Preisträger*innen und deren Beiträge sowie über aktuelle Themen aus der Medienbranche statt.

Die Situation rund um das Thema Covid-19 brachte Veränderungen des Veranstaltungskonzepts mit sich - ließ aber auch gleichzeitig Entwicklungen zu und eröffnete Chancen.

Weiterentwicklung des Veranstaltungskonzeptes

Zunächst wurden die rechtlichen Vorgaben geklärt. Eine Präsenzveranstaltung mit Gästen war so nicht mehr umsetzbar. Eine räumliche Veränderung war deshalb notwendig, da die bisherige Location, für eine hybride oder digitale Veranstaltung keine optimalen Bedingungen bot. Des Weiteren mussten die neuen Hygiene- & Abstandsregeln beachtet werden. Eine Änderung des Aufbaus und Ablaufs war somit erforderlich.

Das Veranstaltungskonzept wurde daraufhin weiterentwickelt und Ziele festgelegt. Fest stand, dass es eine virtuelle Umsetzung mit hochwertigem Livestream werden würde. Im Fokus stand hierbei weiterhin die Würdigung der Nominierten und der Erstplatzierten sowie auch deren Einbindung in die Veranstaltung. Die Zuschauenden sollten auch bei einer digitalen Veranstaltung eine lange Verweildauer haben. Deshalb war ein neuer Aufbau der Preisverleihung mit einem kurzweiligen Ablauf, hohem Unterhaltungswert und interessantem Spannungsbogen besonders wichtig. Die Einbindung von bewährten und bekannten Elementen sollten hierbei für einen höheren Wiedererkennungswert und die Nutzung von neuen Tools für Abwechslung sorgen.

Planung des Ablaufs und der Umsetzung

Gemeinsam mit unserem Kunden und allen relevanten Gewerken, wie Technik-Dienstleistung, Design-Agentur und Regisseur, wurde ein Brainstorming-Termin veranstaltet. Neben dem kreativen Austausch wurden auch die Möglichkeiten und Voraussetzungen besprochen.

Opener

Als erstes wurde der Ablauf neu definiert und ausgearbeitet. Ein festes Element der bisherigen Veranstaltung war der Opener, die Begrüßung durch den Direktor der NLM, das Grußwort des Niedersächsischen Ministerpräsidenten Stephan Weil sowie die Vorstellung der Jury. Für die digitale Umsetzung wurde hierfür ein vorproduzierter Opener erstellt, der alle Elemente verband. Die derzeitige Digitalisierung, sowohl privat als auch in der Arbeitswelt und die Nutzung der unterschiedlichen Tools, bildete den Roten Faden. Ein Video-Call zwischen Moderator und Direktor, unterschiedliche WhatsApp-Chats, Instagram-Storys von der Jury und Mails vom Minister sorgten so für eine unterhaltsame Wiedergabe der relevanten Inhalte. Durch die Komprimierung konnte die zeitliche Begrenzung schon vorab bestimmt werden und wurde somit um mehr als die Hälfte gekürzt. Das ist wichtig, da die Aufmerksamkeitsspanne bei einer digitalen Veranstaltung deutlich geringer ist.

Die Preisverleihung

An dieser Stelle sollte der bisherige Ablauf beibehalten werden, da es der Mittelpunkt der Veranstaltung ist. Die Nominierten der acht Kategorien wurden weiterhin in Einspielern vorgestellt. In einer kurzen Talkrunde sollten zudem, in den einzelnen Kategorien, die Nominierten noch einmal interviewt und so in den Fokus gestellt werden. Hochkarätige Laudator*innen würdigten die Leistung der Journalist*innen zusätzlich.

Programmliche Unterhaltung

Auch die Preisübergabe sollte stattfinden, wenn auch in anderer Form. Hierfür wurden „Preisboten“ organisiert, die zu den Erstpaltzierten nach Hause gefahren sind und die Trophäe mit Konfettikanone und Blumenstrauß übergaben. Dies erhöhte die Spannungsbogen sowohl für Teilnehmende als auch Zuschauende und sorgte für Abwechslung. Des Weiteren wurde die NMP-Hausband gegründet. Die Band, bestehend aus drei Musikern, sorgte für die musikalische Untermalung und war Bindeglied zwischen den einzelnen Elementen. Die ungewöhnliche Zusammensetzung von Instrumenten sorgte bewusst für zusätzliche Aufmerksamkeit.

Gestaltungselemente

Durch die digitale Umsetzung musste auch der der visuelle und auditive Ablauf verändert werden, sodass das Publikum der Veranstaltung gut folgen konnte. Anders als bei einer Präsenzveranstaltung wird hier vorgegeben, welche Inhalte bzw. Personen in welcher Länge und Prägnanz zu sehen sind. Grafische Elemente wurden durch Schrift und Tonspuren verdeutlicht und bildeten die Übergänge zu den einzelnen Programmpunkten. Bauchbinden sorgten für eine bessere Identifizierung der einzelnen Personen. Ein Corner-Logo, dass durchgehend zu sehen ist, sorgt dafür, dass man weiß, bei welcher Veranstaltung man sich befindet.

Das Setting

Der glamouröse Charakter der Veranstaltung sollte weiterhin bestehen bleiben. Für den Aufbau war es außerdem relevant, dass abwechslungsreiche Kameraperspektiven möglich sind, um so unterhaltsame Übergänge zu schaffen, die für ein kurzweiliges Programm sorgen. In Zusammenarbeit mit den Gewerken wurde so ein TV-Studio designt, das unterschiedliche „Schauplätze“ beinhaltet. Es wurden zwei Positionen für den Moderator geschaffen, eine Bühne für die Band und ein weiterer „Raum“ für die Co-Moderatorin. Das Veranstaltungsdesign, was beispielsweise bei den Ausschreibungsunterlagen, dem Einladungsnewsletter oder den digitalen Elementen genutzt wurde, sollte sich in dem Setting wiederfinden. Dies schufen wir durch Farben, aber auch durch dreidimensionale Formen. Eine Herausforderung hierbei war es, Materialien und Elemente zu nutzen, die schnell auf- und wieder abzubauen sind, aber auch Kosten-Nutzen-technisch nicht aus dem Rahmen fallen.

Würdigung der Nominierten

Um die Nominierten bereits vorab auf die Veranstaltung vorzubereiten und die Vorfreude zu steigern, wurden Goodie-Pakete versendet. Diese Aufmerksamkeit sorgte zuhause bei den Nominierten für eine feierliche Atmosphäre und eine zusätzliche Anerkennung Ihrer Leistungen. Konfettikanonen, Prosecco, Schokolinsen, Diskokugel und viele andere Präsente wurden hierfür gebrandet, verpackt und versendet.
Wie bereits beschrieben, sollten des Weiteren durch die Live-Preisübergabe, die Erstplatzierten zusätzlich gewürdigt werden. Diese Form der Übergabe sorgte zudem für einen Überraschungseffekt und einen unterhaltsamen Programmpunkt, der die Live­über­tra­gung untermalte. Die Teilnehmenden wissen im Vorhinein nicht, ob sie zu den Gewinner*innen zählen. Aus diesem Grund musste vorab, ohne dem Wissen der Siegenden, deren Aufenthaltsort recherchiert werden. Für Gewinner*innen, die sich außerhalb von Niedersachen befanden, wurden im Haushalt lebende Personen involviert. Sie übergaben die vorab zugesandten Trophäen und fungierten als Preisboten. Für die restlichen Sieger*innen wurden Preisboten von uns gestellt. Diese inspizierten vorab die Umgebung, sendeten kurze Videobotschaften und bereiteten die Preisübergabe vor. Während die Nominierten in einer Schalte über ihren Gewinn informiert wurden, stellten die Preisbot*innen eine Stelle vor der Haustür auf, platzierten die Trophäe und einen Blumenstrauß und bereiteten sich auf die Liveschalte vor. Aus der Haustür raus, wurden die Siegenden mit Konfetti begrüßt und durch eine Schalte mit dem Moderator verbunden. Ein emotionaler und spannender Moment für alle Beteiligten und Zuschauenden.

Die Location

Für die Location haben wir einen Ort ausgewählt, der uns alle Möglichkeiten für die Umsetzung unseres Aufbaus bot. Wichtig dabei war außerdem, dass die Logistik reibungslos lief, um den straffen Zeitplan des Auf- und Abbaus sicherzustellen. Des Weiteren mussten die Hygienevorschriften problemlos umsetzbar sein. Räume für das Catering, Besprechungen, Maske und eine Garderobe für Moderator*innen waren zudem relevant. Ausreichend Parkmöglichkeiten und eine gute Anbindung waren von Vorteil. Ein hauseigenes Catering sicherte zudem eine ausgelassene Arbeitssituation.

Die technische Umsetzung

Mit unserem langjährigen Technik-Partner planten wir die technische Umsetzung für das Studio sowie die technische Umsetzung des Livestreams. Hierbei standen der reibungslose Ablauf und eine ansprechende visuell und auditive Umsetzung im Fokus. Neben der technischen Umsetzung sorgte unser Partner auch für den Aufbau des Studios, wie beispielsweise Rückwände, Boden und Podeste. Eigens entworfene Lichtelemente und organische Aufbauten wurden hierfür entworfen und gebaut. Eine Leinwandprojektion und große Monitore wurden in das Bühnenbild integriert. An einem Traversensystem wurde die umfangreiche Lichttechnik installiert. Die Tontechnik kümmert sich um eine perfekte Abnahme der Band und die richtige Mikrofonierung der Moderator*innen. In der Regie wurden Arbeitsplätze für über vierzehn Mitarbeitende geschaffen, die für einen reibungslosen Ablauf sorgten, davon alleine vier um sicherzustellen, dass die über dreißig Schalten störungsfrei funktionierten. Für eine sichere Übertragung wurde zusätzlich ein LTE-Router aufgebaut und ein Streaming Server Portal gebucht, dass einen Datentransfer für bis zu 10.000 Zuschauende sicherstellte. Des Weiteren wurde bereits ein Backup-Stream vorbereitet.

Die Personal- und Ablaufplanung

Vor Ort waren knapp zwanzig Techniker im Einsatz, darunter allein drei Kameraleute und vier Mitarbeitende, die für die Bildregie verantwortlich waren. Neben den Technikern waren ein Aufnahmeleiter, der Regisseur und zwei Mitarbeitende, die für die Kommunikation mit den Preisbot*innen und Nominierten zuständig waren, involviert. Für den Ablauf wurde ein detaillierter Regieplan inkl. technischer Einbindung erstellt sowie eine Zeitplan für die Koordination und den Ablauf für die Schalten. Im Vorfeld wurden zudem umfangreiche Briefings erstellt für die Laudatio-Aufnahmen, die Aufgabenstellung der Preisboten oder die Ablaufplanung für die Nominierten. Testcalls am Vortag und eine ausführliche Generalprobe und Regiebesprechung sorgten für einen routinierten Ablauf.

Hygienekonzept

Vorab wurde ein Hygienekonzept erstellt. Unter anderem wurde bei allen beteiligten Personen, bevor sie die Location betraten, ein Corona-Schnelltest durchgeführt. Zusätzlich trugen alle Anwesenden einen Mund-Nasenschutz und die Abstandsregeln wurden weiterhin eingehalten. Desinfektionsspender wurden in den Räumen platziert. Dadurch wurde sichergestellt, dass alle beteiligten in einem sicheren Umfeld arbeiten.

Rückblick

Zusammen mit unserem Kunden und unseren langjährigen Partnern aus den unterschiedlichen Bereichen, haben wir diese Veranstaltung detailliert geplant und umgesetzt. Als Agentur waren wir ganzheitlich verantwortlich für alle Bereiche und sorgten für einen reibungslosen Ablauf. Wir haben es geschafft, aus einer Präsenzveranstaltung einen hochwertigen Livestream zu entwickeln, der einer Fernsehproduktion nahekam. Die Nominierten sowie das Publikum waren begeistert. Nicht nur die Klickrate bzw. Einschaltquote, die mehr als doppelt so hoch war wie bei der Präsenzveranstaltung und die lange Verweildauer bestätigen dies, sondern auch das rundum positive Feedback vom Kunden, hochrangigen Personen und Unternehmen sowie von Seiten der Zuschauenden und Teilnehmenden selbst.
 

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